Sähköinen asiointi tekee vuokrauksen tiedoista helpommin hallittavia

Hyvä lähtötieto vähentää edestakaista viestittelyä

Kohteen osoite, kokoonpano, vapautuminen, vuokratoive ja muut maksut kysytään erillisinä tietoina. Tiedossa oleville vioille ja remonteille varataan omat kohdat. Näin olennainen asia ei huku pitkään sähköpostiketjuun.

Asunnonhakijan lomakkeessa keskitytään kyseisen haun tietoihin. Tarkastuslomakkeessa taas kirjataan huonekohtaiset havainnot. Eri käyttötarkoitukset tarvitsevat erilaiset lomakkeet, vaikka niiden visuaalinen käyttötapa olisi sama.

Allekirjoitus ja vastaanottokuittaus tarkoittavat eri asioita

Sormella tehty allekirjoitus voi dokumentoida lomakkeen hyväksymistä, mutta se ei itsessään ole vahva sähköinen tunnistautuminen. Sopimuksissa käytettävä tunnistus- ja allekirjoitustapa sovitaan erikseen. Lähetetty tiedosto ei myöskään automaattisesti osoita lakisääteisen ilmoituksen asianmukaista tiedoksiantoa.

Asiakkaan oma tarkistus

• Varmista vastaanottaja ja asian otsikko.
• Tarkista yhteystiedot ja kohteen osoite.
• Älä lisää tarpeettomia arkaluonteisia tietoja.
• Säilytä kopio ja mahdollinen vastaanottokuittaus.
• Jos kuittausta ei tule, varmista asian perillemeno.

Sähköisen asioinnin hyöty syntyy selkeästä tiedosta ja luotettavasta käsittelystä. Lomake ei tee päätöksiä asiakkaan puolesta eikä korvaa henkilökohtaista apua epäselvässä tilanteessa.