Verkkosivuston tietosuoja

Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot

OVV Asuntopalvelut Joensuu Oy, Y-tunnus 2959518-3, Kirkkokatu 25 A, 80100 Joensuu. Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä osoitteeseen joensuu@ovv.com.

Kysyttävät tiedot

Lomaketyypistä riippuen kysymme yhteystietoja, asunnon ja omistuksen tietoja, toimeksiantoon tai asuntohakemukseen liittyviä tietoja sekä tarkastuksen havaintoja. Toimeksiantolomakkeella kysymme myös toimeksiantajan syntymäajan, omistajien nimet ja omistusosuudet sekä vuokranmaksuun ja vakuuteen liittyvät tilitiedot, jos annat ne. Voit lisätä tarkastuskuvia ja vahvistuksen piirtämällä tai kirjoittamalla nimesi. Asiakirjalomakkeella voit toimittaa asiaan kuuluvat vakuus-, vakuutus- ja sähkösopimustositteet tai muut OVV:n pyytämät selvitykset. Liitteet käsitellään saman asian yhteydessä. Henkilötunnusta, henkilöllisyystodistusta tai terveystietoja ei pyydetä verkkolomakkeella. Älä kuvaa ulkopuolisia henkilöitä tai tarpeettomia yksityisiä asiakirjoja.

Täyttäminen, luonnos ja PDF

Tiedot pysyvät täytön aikana selaimessasi. PDF-kopio muodostetaan omalla laitteellasi. Kun verkkoluonnosten tallennus on käytössä ja valitset Tallenna luonnos, yhteys- ja kohdetiedot tallennetaan OVV:n suojattuun vastaanottopalveluun seitsemäksi päiväksi. Luonnos päivittyy tämän jälkeen myös lomakkeen vaihetta vaihtaessasi. Kuvat, asiakirjaliitteet ja allekirjoitus eivät tallennu luonnokseen. Selaimeen jää vain palautusavain, jonka avulla luonnos voidaan avata samalla laitteella. Voit poistaa verkkoluonnoksen lomakkeelta. Palautusavaimen poistaminen selaimesta ei yksin poista palvelimelle jo tallennettua luonnosta. Luonnosta ei voi palauttaa seitsemän päivän palautusajan päätyttyä. Vanhentuneet ja poistamasi luonnokset siirretään Microsoft SharePointin roskakoriin. Palautusajan päättyminen ei tarkoita, että Microsoftin palautuskoriin tai varmuuskopioihin jääneet kopiot poistuvat samalla hetkellä. Käytä tallennusta vain omalla laitteellasi. Aiemman lomakeversion paikallinen luonnos on mahdollista palauttaa tai poistaa lomakkeen erillisestä valinnasta.

Tietojen toimittaminen OVV:lle

Lähetä OVV:lle ja oma kopio -painike toimittaa lomakkeen suoraan vastaanottopalveluun. Pelkkä PDF-kopion lataaminen ei lähetä lomaketta. Verkkolähetyksessä tiedot kulkevat suojatun yhteyden kautta OVV:n vastaanottopalveluun. Vastaanottopalvelu tallentaa lomakeaineiston ja toimituksen tilan OVV:n käyttöoikeuksin rajattuun Microsoft 365 -ympäristöön, jotta vastaanotto voidaan varmistaa ja mahdollinen toimitushäiriö selvittää. Microsoft Power Automate välittää PDF:n ja toimittamasi asiakirjaliitteet OVV:lle sekä kopion ilmoittamaasi sähköpostiin. Soitto- ja vuokra-arviopyynnöt toimitetaan OVV:lle. Tarkista vastaanottaja ja omat yhteystietosi ennen lähettämistä.

Tarkoitus ja käsittelyn peruste

Tietoja käytetään pyyntöösi vastaamiseen, palvelun ja sopimuksen valmisteluun, asuntohakemuksen käsittelyyn tai tarkastuksen dokumentointiin. Perusteena on tilanteen mukaan sopimuksen valmistelu tai toteuttaminen, lakisääteinen velvoite taikka asiakaspalvelun ja tietoturvan oikeutettu etu. Lomakkeen lähetys ei tilaa markkinointia. Toimeksiannon lähtötietolomake ei yksin muodosta toimeksiantosopimusta; varsinainen sopimus vahvistetaan erikseen.

Vastaanottajat ja säilyttäminen

Tietoja käsittelevät OVV:n asian hoitamiseen osallistuvat työntekijät ja palveluntarjoajat tehtävänsä mukaisesti. Hakemuksen tarpeellisia tietoja voidaan käsitellä vuokranantajan kanssa asukasvalintaa varten. Täytettyjä lomakkeita ei julkaista verkkosivustolla eikä liitetä tietopankkiin.

OVV arkistoi sähköpostiin toimitetut hakemukset ja muun asiakasaineiston oman asiakasarkistonsa käytännön mukaan. Lähetetyn aineiston säilyttäminen on erillistä keskeneräisen verkkoluonnoksen seitsemän päivän palautusajasta. Aineistoa säilytetään asian hoitamisen, sopimuksen toteuttamisen, mahdollisten vaatimusten selvittämisen ja sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan. Säilytyksen tarve ja poistaminen koskevat myös vastaanottopalveluun tallentunutta aineistoa. Tarkemmat asiakasarkiston säilytystiedot ja palveluntarjoajien tietojenkäsittelyä koskevat tiedot saat OVV:ltä osoitteesta joensuu@ovv.com.

Microsoftin palautuskorit ja varmuuskopiot ovat erillisiä palautusmekanismeja. Lisätietoa niiden poistokäytännöstä on Microsoftin SharePoint-tietojen poistamista koskevassa kuvauksessa.

Sivuston ulkopuoliset palvelut

Google Maps -kartta ladataan vasta, kun valitset sen avaamisen. Kartan käyttö välittää teknisiä tietoja Googlelle. Sivuston fontit ladataan sivuston omista tiedostoista. Kun verkkolähetys on käytössä, Cloudflare Turnstile suojaa lomaketta väärinkäytöltä ja käsittelee teknisiä tietoja varmistusta varten. Näiden palvelujen käsittelyyn sovelletaan myös niiden omia tietosuojakuvauksia. Sivustolle ei ole lisätty mainonnan seurantaa.

Sivuston käytön mittaus

Kampanjatiedot yhteydenoton mukana

Jos saavut kampanjalinkistä, pyydämme luvan muistaa kampanjan lähteen, kanavan ja nimen tässä välilehdessä (utm_source, utm_medium ja utm_campaign). Tiedot säilyvät istuntotallennuksessa enintään vuorokauden ja välitetään hyväksynnälläsi toimeksianto- tai yhteydenottolomakkeen mukana OVV:lle sekä lomakkeen sähköpostikopioon. Voit käyttää kaikkia palveluja myös kieltäytyessäsi. Emme tallenna tässä muita linkin parametreja, yksilöllistä seurantatunnusta tai koko saapumisosoitetta. Välilehden sulkeminen päättää istuntotallennuksen; selaimen istunnonpalautus voi palauttaa sen, mutta vuorokauden aikaraja säilyy. Jos sallit myös analytiikan, hyväksymäsi kampanjan tunnukset voidaan liittää sivuston mittaustapahtumiin Google Analyticsissa.

Google Analytics 4 mittaa sivuston käyttöä ja yhteydenottopolkuja vain suostumuksellasi. Ennen hyväksyntää Google Analyticsin ohjelmaa ei ladata eikä sille lähetetä mittauspyyntöjä. Mittaus käyttää _ga-alkuisia evästeitä (enintään 90 päivää) ja käsittelee selaimen sekä yhteyden teknisiä tietoja. Suostumusvalinta muistetaan tässä selaimessa enintään 90 päivää. Lähetämme vain ennalta rajattuja tapahtumia ja sivupolkuja. Lomakkeiden sisältöä, hakukentän tekstiä, sähköpostiosoitteita, palautusavaimia tai koko sivuosoitteen parametreja ei välitetä analytiikkaan. Mainonnan personointi ja Google Signals on poistettu käytöstä. Mittaus ei käynnisty esikatselussa eikä selaimen Do Not Track -valinnan ollessa käytössä.

Palveluntarjoaja on Google Ireland Limited. Tietoja voidaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella Googlen soveltamien siirtoperusteiden mukaisesti. Lisätietoa: Googlen tietosuojakäytäntö. Voit perua suostumuksesi alta tai sivuston alatunnisteesta. Peruuttaminen pysäyttää tulevan mittauksen ja poistaa sivuston Analytics-evästeet, mutta ei poista jo kertynyttä raporttidataa automaattisesti.

Omat oikeutesi

Voit pyytää pääsyä tietoihisi sekä virheellisten tietojen oikaisua. Tilanteesta riippuen sinulla on oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen, vastustamiseen ja tietojen siirtämiseen. Lakisääteinen säilytysvelvoite voi rajoittaa poistamista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Ota ensin yhteyttä OVV:hen, jotta voimme selvittää asian.

Tietosuojakuvaus päivitetty 2.10.2026. Verkkolomakkeet päivitetty 2.10.2026. Varsinaisten toimeksiantojen ja vuokrasopimusten tietosuojatiedot käydään läpi sopimisen yhteydessä.